Avec la propagation exponentielle du COVID-19 (également connu sous le nom de coronavirus), la plupart des entreprises ont opté pour le télétravail de leurs employés. C'est l'un des moyens les plus efficaces de réduire le risque d'infection par contact avec des personnes. Cependant, le travail à distance comporte ses propres défis.
Si c'est votre première fois travailler à domicile , vous serez amené à délivrer le service de manière optimale. Néanmoins, sans les connaissances et la préparation appropriées, cela peut facilement devenir un défi et avoir un impact négatif sur votre vie professionnelle. Puisqu'il n'y a pas de réponse définitive sur la durée de cette auto-quarantaine, apprendre techniques et conseils utiles vous mènera loin à long terme.
Cet article vous présentera les problèmes courants et répondra aux questions fréquemment posées concernant le travail à distance. Même si vous l'avez déjà fait, nous vous recommandons de lire cet article - vous ne pouvez jamais vous tromper en cherchant de nouvelles façons d'améliorer votre productivité.
Le plus grand défi : l'isolement et la communication
L'un des plus grands défis auxquels vous serez confronté lorsque vous travaillez à distance est le manque de communication directe avec votre équipe, vos collègues et vos responsables. Comme vous ne pouvez plus simplement vous rendre à leur bureau ou les appeler au vôtre, vous devez trouver d'autres moyens de les joindre en ligne.
Pour vous aider à surmonter cet obstacle et à maintenir des relations avec vos collègues, assurez-vous que vous utilisez tous des outils de communication. Il existe des tonnes de sites Web et d'applications qui aident les équipes à travailler ensemble même avec des centaines de kilomètres de distance entre les membres.
Voici quelques-uns de nos meilleurs choix d'applications, de sites Web et de services qui garantiront un flux de travail efficace et une excellente communication pour votre équipe.
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Conférences orales et en ligne
Il existe des dizaines d'applications qui vous offrent la possibilité de communiquer avec vos pairs, cependant, c'est dans un environnement professionnel que vous avez besoin de solutions professionnelles. Nos meilleurs choix dans cette catégorie sont Skype et Discord.
Skype de Microsoft n'a pas besoin d'être présenté. Il est connu comme un outil extrêmement fiable permettant aux entreprises d'améliorer la communication et même d'organiser des conférences en ligne. Avec la possibilité de discuter en groupe, d'envoyer des messages directs en privé, de partager l'écran de votre ordinateur et même d'effectuer des appels vidéo, il a tout ce dont vous avez besoin pour communiquer avec succès avec vos collègues.
Skype est disponible en téléchargement gratuit sur toutes les plateformes, y compris les mobiles. Pour les utilisateurs plus avancés, la branche Skype Entreprise vous offre encore plus de fonctionnalités et moins de limitations disponibles via Bureau 365 .
D'autre part, Discord est une application assez nouvelle dans le monde des affaires. Gagner le cœur des jeunes utilisateurs, Discord a commencé comme un logiciel alternatif pour remplacer à la fois Skype et TeamSpeak. Il se concentre principalement sur la communication organisée, à la fois individuellement, en groupe et dans les soi-disant serveurs.
Configurer votre propre serveur Discord est extrêmement simple et inviter vos collègues ne prend pas plus de deux clics. Configurez différents espaces pour les sujets, créez des canaux d'appels vocaux, attribuez des rôles et des autorisations, partagez des fichiers, diffusez en direct votre ordinateur et profitez même de l'automatisation via des bots.
Discord est disponible pour télécharger gratuitement , et accessible depuis votre navigateur Web à l'adresse www.discordapp.com . Depuis le 12/03, les développeurs ont temporairement augmenté la limite d'utilisateurs des salles Livestream de 10 à 50 à la lumière de COVID-19, ce qui facilite la collaboration des grands groupes.
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Planifier et organiser
Travailler en collaboration et rester au courant de ce que font vos collègues peut faire ou défaire un projet pour chaque membre de votre organisation ou groupe. Sans les outils nécessaires pour envoyer et recevoir des informations, chaque travailleur à distance risque de prendre du retard.
Heureusement, des tonnes d'options sont disponibles pour les personnes qui cherchent à créer des tableaux complets et interactifs, à partager des mises à jour de travail et à coordonner la prochaine étape d'un projet. Nos meilleurs choix pour cette catégorie sont Mou et Trello .
Ces deux services sont basés sur le Web et offrent un essai gratuit ainsi que des plans premium pour les utilisateurs plus engagés.
Partage de fichiers
Bien que vous puissiez partager de petits fichiers comme des images via les applications susmentionnées, les choses plus volumineuses vous font généralement rencontrer des obstacles. Pour éliminer cela, nous vous recommandons d'investir du temps dans Google Drive et Boîte de dépôt .
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Ces deux services sont libres d'utilisation jusqu'à ce qu'une certaine quantité de stockage soit remplie, où vous pouvez soit créer un nouveau compte, soit acheter de l'espace supplémentaire. Ce qui en fait nos choix, c'est la synchronisation sans effort entre les appareils et les utilisateurs avec des solutions basées sur le cloud. Certainement un incontournable.
Construire un emploi du temps structuré
Lorsque vous passez la plupart de votre temps à travailler seul, vous devez maintenir un horaire sain et structuré. Beaucoup de gens échouent au tout début – vous pourriez penser qu'il est normal de rester dans votre pyjama confortable toute la journée, d'apporter un ordinateur portable au lit et de vous détendre tout en travaillant. La plupart des experts pensent autrement.
Bien que cela semble certainement attrayant au début, suivre un horaire non organisé aura très probablement un impact sur vos performances. C'est pourquoi nous vous suggérons de vous lever chaque matin comme si vous alliez au bureau. Prenez un petit-déjeuner, prenez une douche et habillez-vous avant de vous asseoir devant votre bureau et de commencer à travailler. Il est conseillé de ne pas travailler dans le même espace que celui où vous vous reposez, donc votre lit est un non-non.
Si vous travaillez dans un environnement où les appels vidéo sont fréquents, il est également avantageux de porter des vêtements de travail. Acceptez les appels entrants sans hésiter ni demander 5 minutes supplémentaires pour vous changer et avoir l'air présentable.
Gérer son temps et faire face au burn-out
Lorsque vous travaillez à la maison, il est facile d'oublier l'heure et de la perdre de vue. Bien que cela puisse sembler être un avantage au début, cela ne mène à aucun bon résultat si vous continuez à oublier de manger, à vous isoler de vos proches ou à rester immobile toute la journée.
N'oubliez pas d'utiliser des gadgets tels que des alarmes et des notifications pour vous lever de l'ordinateur, mettre votre travail de côté pendant une minute et vous rafraîchir. Bien que sortir pour une promenade paisible ne soit pas nécessairement la meilleure option alors que COVID-19 menace toujours votre sécurité, assurez-vous d'incorporer des exercices légers dans votre journée.
De nombreux experts recommandent de simuler vos pauses comme si vous étiez au bureau. Prévoyez plusieurs petites pauses, une pause déjeuner plus longue et signez la fin de vos heures de travail habituelles pour maintenir un horaire productif. Tout cela vous aidera à réduire le risque d'épuisement et de perte de motivation pour travailler à domicile.
N'oubliez pas de rester en sécurité
La chose la plus importante à faire en ce moment est de rester en sécurité et de réduire le risque d'être infecté par le COVID-19. Continuez à pratiquer l'hygiène, lavez-vous fréquemment et soigneusement les mains et portez un masque lorsque vous sortez pendant une longue période.
Si vous sentez que vous présentez les symptômes associés au coronavirus, n'hésitez pas à appeler votre médecin ou votre hôpital local.
Afin de vous donner un indice sur le travail à distance, voici quelques-uns des conseils que notre équipe utilise.
À quoi ressemble le processus d'intégration de l'entreprise ? Comment aidez-vous les nouvelles recrues à se familiariser avec la culture d'entreprise ?
“Le processus d'intégration commence par 2 semaines intenses de formation et une immersion complète dans le travail réel. Nous avons trouvé qu'il était le meilleur possible de commencer à connaître vos collègues, en plongeant les gens en profondeur et en demandant aux collègues plus expérimentés de fournir un soutien.
Résultat? Les nouveaux arrivants se sentent soutenus et dès le premier jour, ils commencent à établir d'excellentes relations avec les personnes qui les soutiennent.
En ce qui concerne la culture d'entreprise, nous avons une vidéo qui explique Nos valeurs 360 et le playbook qui la traduit dans les attentes. Chaque nouveau membre regarde cela avec moi quand il vient et nous parcourons le livre de jeu ensemble.
Gardez également à l'esprit que l'intégration commence réellement pendant l'entretien. Dès que je vois une recrue potentielle, je passe en revue ces choses et je leur montre également le contenu de notre dernière Assemblée Générale d'Entreprise.
Ainsi, au moment où le nouveau collaborateur arrive dans l'entreprise, il a déjà été exposé à tous nos éléments culturels au moins 3-4 fois » ~ Julien
Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le travail à domicile/à distance ?
«Je suis une personne axée sur les résultats, donc la première chose à faire est d'organiser mon emploi du temps pour inclure des choses qui seraient autrement gênantes. Par exemple, je peux aller à la laverie ou faire mes courses en dehors des heures de pointe. Je suppose que la façon la plus simple de résumer cela est la flexibilité des horaires '~ Aleida
Utilisez-vous des techniques spéciales ou des astuces pour rester concentré lorsque vous travaillez à distance ?
« Hmm, eh bien, cela peut sembler plus facile que de le faire. Mon travail consiste à travailler directement avec les clients, soit via notre chat en ligne, des appels téléphoniques, des e-mails ou en résolvant leurs problèmes à distance. Donc, mon hack de tous les temps est de créer un rapport avec les clients lorsque je travaille à distance en expliquant ce que je fais et en les tenant informés de l'ensemble du processus. Certains hacks qui pourraient vous être utiles lorsque vous travaillez à distance sur le PC d'un client, limitent les applications à l'écran afin que vous puissiez vous concentrer sur le problème. De plus, si le client effectue des téléchargements, vous pouvez poliment lui demander de suspendre les téléchargements afin d'obtenir le maximum de bande passante pour travailler avec. Dit Jo.
