Vous avez probablement déjà entendu le mot «base de données». Une base de données est une vaste collection d'informations qui aide les utilisateurs à organiser, afficher, rechercher, récupérer et collecter des données. Si vous disposez d'une base de données, vous avez besoin des outils et des applications appropriés pour la gérer et en tirer le meilleur parti. Surtout pour ceux qui travaillent dans des environnements d'équipe et ont besoin de partager des données avec d'autres personnes (utilisateurs, développeurs, réviseurs, etc.), la solution parfaite est Microsoft Access, et en utilisant notre feuille de triche Access, vous serez un pro en un rien de temps.
Simplifiez votre travail en utilisant les fonctionnalités et les outils d'Access. Si vous pensez que vous êtes doué pour organiser les informations, Access est sur le point de vous épater. Lorsque vous créez un fichier dans Access, vous créez essentiellement un fichier contenant différentes parties de votre base de données. Vous pouvez ensuite diviser votre base de données en différentes parties connexes pour une gestion simple et rapide. Ces éléments sont appelés tableaux, requêtes, formulaires, états, etc.
Une fois que vous avez défini tous ces différents éléments, vous pouvez tout conserver de manière organisée. Cela vous permet de partager et de fournir des informations clairement et de construire des projets entiers dans un seul fichier. Quel que soit le but, Access est en mesure de vous aider, vous ou votre entreprise, à garder les informations claires, sûres et organisées.
Cette feuille de triche vise à présenter aux gens le fonctionnement des nouvelles générations d'Access. Il n'est pas surprenant qu'une telle application riche en fonctionnalités prenne un certain temps à maîtriser. Nous sommes là pour vous aider avec quelques conseils et astuces pour démarrer rapidement avec Access, ou pour vous rafraîchir la mémoire si vous êtes un vétéran d'Access.
- Conseil: si vos amis, collègues ou employés ont besoin d'en savoir plus sur Microsoft Access, n'hésitez pas et partagez cet article! La connaissance est le pouvoir et vous avez la capacité d'aider les autres à apprendre en partageant.
Comment naviguer dans le ruban Microsoft Access
L'interface avec laquelle nous travaillons peut devenir déroutante pour les nouveaux utilisateurs. Voici une petite infographie sur l'interface de base d'Access basée sur Access 2016. Si vous ne savez pas ce que sont les différents éléments, ne vous inquiétez pas. Nous approfondissons le ruban, les tables de données, les objets et plus encore plus loin dans l'article. Continuez à lire!
Heureusement pour ceux qui travaillent avec les applications Office depuis un certain temps maintenant, l'interface d'Access n'est pas aussi inconnue que vous le pensez. De bons amis comme le ruban, la barre Dites-moi et la barre d'outils d'accès rapide reviennent tous pour vous aider, tandis que la partie données d'Access reste propre et facilement lisible.
Une introduction à l'interface du ruban
Le ruban est un élément majeur des applications de la suite Office telles qu'Access depuis de nombreuses années maintenant. Il a été introduit pour la première fois dans Office 2007, conçu pour faciliter la navigation. Vous n'aurez jamais à utiliser des menus à l'ancienne avec plusieurs niveaux de sous-menus avec le ruban.
L'interface très visuelle vous aide à localiser rapidement les outils que vous connaissez et aimez. Le ruban est votre principal moyen de naviguer dans Access, ouvrant les possibilités de formater du texte, d'insérer des éléments, d'implémenter des fonctions, de peaufiner votre base de données et bien plus encore.
Contrairement aux versions antérieures d'Access, le ruban dans les nouvelles versions telles qu'Access 2016 et Access 2019 a un design plus plat et compact pour permettre moins d'encombrement sur votre écran qui vous distrait de votre travail. Cette interface minimaliste donne à Access un look moderne et élégant qui le distingue de ses concurrents.
L'emplacement des outils et des fonctionnalités est à peu près le même que celui des versions précédentes, vous ne devriez donc pas avoir de difficulté à trouver vos commandes préférées. Si vous éprouvez des difficultés, utilisez simplement la nouvelle fonctionnalité Dites-moi.
Travaillez plus vite avec la barre Tell Me
La fonctionnalité 'Dites-moi ce que vous voulez faire' ou simplement 'Dites-moi' vise à mettre les outils à portée de main même si vous ne connaissez pas leur place exacte dans le ruban. Il a d'abord été ajouté à la plupart des applications Office 2016 et a également mérité son séjour dans Office 2019. Vous pouvez l'utiliser en cliquant dessus juste à côté du dernier onglet du ruban, ou en appuyant sur le bouton Alt + Q touches de votre clavier. Vous remarquerez que la fonctionnalité vous permet de taper - c'est à ce moment que vous pouvez indiquer à Access ce que vous voulez faire.
En fonction de votre entrée, Access vous proposera des outils en rapport avec ce que vous recherchez. Par exemple, si vous tapez feuille de propriétés la barre Tell Me affiche automatiquement les options qui vous permettent de créer ou de modifier une feuille de propriétés, et suggère même d'autres outils liés à la feuille.
Même si vous vous considérez comme un gourou d'Access, la fonction Tell Me peut vous aider à accélérer votre travail. Vous n'aurez plus jamais à fouiller dans le ruban ou à effectuer une recherche en ligne pour tenter de retrouver une fonctionnalité.
Familiarisez-vous avec les coulisses
Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier dans Access (et d'autres applications Office), vous arriverez à la zone que Microsoft appelle les «coulisses». Ici, au lieu de voir un onglet avec des commandes alignées dans le ruban, vous obtenez une vue pleine page des informations et des différentes tâches de base pour ouvrir et enregistrer des fichiers, l'impression et d'autres options de partage.
En outre, vous pouvez utiliser le menu Fichier pour afficher des informations sur votre fichier actuellement ouvert. Cela signifie voir l'heure à laquelle il a été créé, modifié pour la dernière fois, le propriétaire, ainsi que la taille du fichier et bien plus encore. Vous pouvez également utiliser la fonction Compacter et réparer ou ajouter une protection par mot de passe en tant que propriétaire d'un fichier.
Définition des objets de base de données dans Access
Maintenant que nous disposons de l’interface de base, il est temps de vous familiariser avec les objets de base de données que vous utiliserez dans Access. Ces objets sont ce que vous verrez dans le volet de navigation sur la gauche lorsqu'ils commencent à constituer vos projets. Vous pouvez créer des objets à partir de l'onglet Créer sur le ruban et les modifier à tout moment dans le futur pour s'adapter aux modifications de votre base de données. Voyons brièvement les options de vos objets:
- Les tables stockent les données associées dans des lignes (enregistrements) et des colonnes (champs). Ils fonctionnent de la même manière que les cellules d'Excel et constituent probablement une grande partie de vos projets.
- Les requêtes visualisent, calculent, trient, filtrent, modifient et examinent les données stockées dans vos tables.
- Les formulaires sont des écrans personnalisés qui vous permettent de saisir facilement de nouvelles données et d'afficher des données déjà existantes dans un tableau.
- Les rapports affichent les données d'une table ou d'une requête dans un format imprimé, parfait pour examiner et vérifier les erreurs.
- Les macros sont capables d'automatiser les tâches répétitives. Vous pouvez exécuter une macro en cliquant sur un bouton ou en appuyant sur une touche de raccourci affectée à la macro.
- Les modules sont des groupes de procédures, écrits dans le langage Visual Basic et également utilisés pour automatiser des tâches.
Types de données de champ
Il existe de nombreuses façons de travailler avec des champs dans Access qui facilitent la gestion de différents projets. Par exemple, la définition d'un champ sous forme de nombre plutôt que de texte permet à Access d'effectuer des calculs avec ce champ.
Voici un bref aperçu de la différents types de données vous pouvez entrer et leurs comportements:
- Texte court: stocke un maximum de 255 caractères de texte et / ou de chiffres.
- Texte long: stocke le texte jusqu'à 64 000 caractères.
- Nombre: stocke les nombres et permet d'effectuer des calculs à l'aide d'une cellule de données.
- Date / Heure: Stocke les dates et / ou les heures.
- Devise: stocke les nombres et les symboles qui représentent des devises du monde réel.
- NuméroAuto: attribue automatiquement un numéro unique à chaque enregistrement.
- Oui / Non: stocke une valeur Oui ou Non.
- Objet OLE: stocke les objets créés dans d'autres applications, comme une feuille de calcul Excel, un document Word ou un graphique PowerPoint.
- Hyperlien: stocke les liens sur lesquels vous pouvez cliquer pour ouvrir des sites Web ou des fichiers sur un réseau.
- Pièce jointe: vous permet de joindre un fichier ou une image à votre base de données.
- Grand nombre: stocke une valeur numérique non monétaire. (Uniquement disponible dans Access 2019.)
Commencez avec un modèle
Êtes-vous intimidé par un document vide? Avec Access, vous disposez d'une énorme bibliothèque de modèles déjà intégrée à l'application pour vous aider à démarrer. Cela vous donne un énorme démarrage rapide lorsque vous travaillez sur des projets de toute envergure. Vous pouvez trouver plusieurs modèles dans chacune des catégories fournies, ce qui signifie qu'une grande variété est disponible chaque fois que vous créez un nouveau document. Même après avoir choisi un modèle, vous avez encore de nombreuses options pour modifier complètement la personnalisation de votre base de données par la suite.
Sauvegardez toujours votre base de données
C'est une astuce même pour les vétérans Access là-bas. Toujours, et nous le pensons, créez toujours des sauvegardes de votre base de données sur une base régulière. Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver à vos fichiers à l'avenir en raison de circonstances inattendues. Cela peut être une bouée de sauvetage d'avoir des sauvegardes facilement disponibles à partir du cloud ou d'un autre ordinateur.
Raccourcis d'accès utiles que tout le monde devrait connaître
Pour terminer cette aide-mémoire, nous avons décidé d'inclure certains des raccourcis clavier Access les plus utiles que vous puissiez utiliser pour accélérer votre travail:
- Vous pouvez créer rapidement une nouvelle base de données en appuyant sur Ctrl + N .
- Pour ajouter un nouvel enregistrement dans votre fiche technique ou formulaire, appuyez sur Ctrl + signe Plus (+) sur votre clavier.
- Vous pouvez effectuer un zoom avant et arrière sur une page en appuyant sur la touche Z.
- Basculez le volet de navigation avec F11 .
- Ouvrez l'onglet Rechercher pour rechercher dans une feuille de données ou un formulaire avec Ctrl + F .
- Vous pouvez enregistrer rapidement votre base de données avec Ctrl + S .
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