Microsoft Word est l'un des éléments de base des bureaux du monde moderne. Vous pouvez le trouver à peu près dans n'importe quelle industrie existante comme l'un de leurs principaux programmes à utiliser pour l'édition de texte et la documentation.
Pour mettre cela en perspective, rien qu'aux États-Unis, environ 731 000 entreprises utilisent Microsoft Office , un package qui inclut Microsoft Word aux côtés d'autres produits Microsoft.
Microsoft Word a toujours été un spectacle familier et pour une bonne raison. Il est apparemment mis à jour en permanence, sa dernière itération étant incluse dans Microsoft Office 2021 avec de nouvelles fonctionnalités et mises à jour à venir pour démarrer.
Avec toutes ces nouvelles fonctionnalités et mises à jour, il est souvent difficile de connaître tous les coins et recoins fournis par l'ensemble du logiciel. Dans cet article, nous discuterons donc de 20 fonctions secrètes que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité et optimiser votre utilisation de Microsoft. Mot.
Des conseils pour débutants à intermédiaires jusqu'aux fonctionnalités cachées dont vous n'avez peut-être pas eu le moindre indice. Des exemples sont également présentés pour certaines des fonctionnalités afin que vous puissiez mieux comprendre quelles sont leurs utilisations.
Conseils pour débutants -
Ces conseils sont assez utiles en général et faciles à faire. La plupart d'entre eux sont déjà inclus dans les onglets principaux de Microsoft Word, vous n'aurez donc pas à contourner les options juste pour les faire fonctionner.
Zoom rapide via Ctrl + Défilement
Le premier conseil pour débutant est une simple fonction de zoom avant et arrière. Maintenez la touche CTRL + défilement de la molette de votre souris enfoncée pour zoomer ou dézoomer instantanément sur votre document.
Vous n'aurez pas à vous soucier de cliquer manuellement sur les options de zoom dans le coin inférieur gauche, mais à la place, vous pouvez tout faire en maintenant une touche enfoncée et en faisant tout le reste avec votre souris.
Cependant, si vous voulez un calcul précis de la quantité de zoom que vous souhaitez zoomer, il est toujours préférable d'ajuster manuellement le nombre sur la barre de zoom car la fonction de molette de défilement est juste pour un moyen rapide et général d'utiliser les fonctions de zoom dans les documents.
Procédure :
Maintenir CTRL + souris à défilement
Sécuriser votre document à l'aide de mots de passe
Peut-être que l'une des fonctions les plus importantes pour les débutants que peu de gens gardent à l'esprit est protéger leurs documents et données grâce à la fonction de cryptage de mot de passe intégrée de Microsoft.
Dans quelle mesure le cryptage que vous demandez est-il sécurisé ? Eh bien, il utilise AES (Advanced Encryption Standard) avec des clés de 256 bits, ce qui signifie qu'il utilise un système de cryptage assez fiable et bien connu dans l'industrie.
Ce cryptage empêche déjà facilement de nombreuses personnes d'ouvrir et de lire accidentellement ou simplement commodément le contenu de votre fichier.
Cependant, ceux qui se consacrent à la lecture du contenu peuvent toujours le faire, mais l'effort requis est vraiment fastidieux et inutile. Utilisez ce système pour sécuriser vos fichiers personnels ou vos transactions commerciales.
Si vous exploitez une entreprise de commerce électronique comme celles d'un Amazon Expédié par Amazon ou même un marché qui implique des données client importantes et une comptabilité comme Ce qui est bon cela empêchera définitivement vos fichiers de tomber entre de mauvaises mains.
Assurez-vous simplement de vous souvenir de votre mot de passe !
Procédure:
Ouvrir le fichier > onglet Infos > protéger le document > chiffrer le document > insérer le mot de passe > OK
Utilisation de la recherche intelligente dans Microsoft Word
L'une des fonctionnalités les plus puissantes et les plus pratiques de Microsoft Word est la recherche intelligente. C'est à peu près juste l'intégration d'un moteur de recherche dans l'éditeur, donc chaque fois que vous avez quelque chose dans votre document que vous devez rechercher, il vous suffit de le mettre en surbrillance et de cliquer sur la recherche intelligente pour voir instantanément les résultats les plus précis concernant l'élément.
Cette fonctionnalité est très puissante pour les écrivains, car ils peuvent facilement rechercher des termes avec lesquels ils ne sont pas familiers, mettons cela dans un exemple.
comment utiliser l'outil de création de média windows
Dans le cas d'une entreprise qui se concentre sur la réhabilitation de la toxicomanie, elle utilise des composeurs prédictifs pour atteindre des clients potentiels, mais qu'est-ce qu'un composeur prédictif en premier lieu ? Eh bien, vous pouvez facilement rechercher cela sur le moteur de recherche avec Smart Search.
Vous serez accueilli avec les résultats directement de Bing, mais vous pouvez également le changer en Google, selon votre préférence.
Procédures :
Texte en surbrillance> Clic droit sur le texte en surbrillance> Cliquez sur Rechercher 'Nom du texte'
Double-clic dans le document = écriture libre
Cette astuce est aussi simple que possible et certaines personnes ne remarquent même pas que cette fonctionnalité existe, mais elle peut être d'une grande aide pour gagner un temps précieux dans l'édition et l'écriture de texte instantanément sans avoir à se soucier du formatage.
Si vous voulez aller de l'avant et taper n'importe où vous voulez ou devez éditer sur un endroit spécifique qui est hors des limites de votre document habituel, double-cliquez simplement sur cet endroit spécifique et commencez à taper ! Pas besoin de cliquer manuellement sur l'espace ou la tabulation plusieurs fois juste pour l'atteindre.
Procédure:
Rechercher une zone > Double-clic > Tapez !
Modèles et conceptions MS Word
Il est certain que Microsoft Word propose une longue liste de fonctionnalités et de personnalisations puissantes que vous pouvez faire beaucoup en termes de création de vos propres conceptions. Mais que se passe-t-il si vous n'avez pas le temps de faire tout le travail créatif en premier lieu ? Que faire si vous n'avez pas les compétences ou l'expérience nécessaires pour utiliser ces puissants et longs outils et que vous n'avez pas le temps de faire les deux ?
Heureusement, Microsoft Word propose également une longue liste de conceptions prêtes à l'emploi avec leurs modèles ! Vous pouvez saisir n'importe quoi ici et le personnaliser pour votre propre usage.
Ces modèles peuvent être utilisés pour presque tout. Si c'est Halloween et que vous faites des affiches ou faites les vôtres enfant masques et je veux les promouvoir alors que tout peut être fait dans Microsoft Word avec les modèles dont ils disposent. Juste un peu d'édition de texte et le tour est joué !
la souris continue de faire défiler Windows 10
Procédure :
Fichier > Nouveau > Rechercher des modèles en ligne > Choisir un modèle > Créer > Personnaliser
Outil Rechercher et remplacer
L'outil Rechercher et remplacer est une autre fonctionnalité de Microsoft Word qui peut facilement et commodément détecter tous les mots similaires que vous essayez de trouver dans le document.
Cela met en évidence ces mots, ce qui peut faciliter la détection des erreurs avec cet ensemble de mots particulier et facilite également la recherche de mots clés spécifiques que vous souhaitez modifier.
Non seulement cela, mais vous pouvez également remplacer ces mots par un autre, ce qui facilite le changement d'un mot spécifique si vous avez fait une erreur d'orthographe ou d'utilisation dès le début.
Procédure:
Onglet Accueil > Rechercher > Remplacer > Choisissez une option
Traducteur de langue intégré de Microsoft Word
Fini le temps où vous deviez trouver manuellement une autre application pour traduire votre texte pour vous car Microsoft Word inclut également une fonction spécifique qui vous permet de traduire des mots dans le programme.
Avec le traducteur intégré de Microsoft Word, vous pouvez mettre en surbrillance le texte spécifique dont vous avez besoin de traduction et obtenir les résultats avec précision et à un rythme fulgurant. Vous avez accès à environ 103 langues de traduction, ce qui le rend très pratique à utiliser tout en vous en tenant à un seul logiciel.
Procédure:
Texte en surbrillance> Clic droit sur le texte en surbrillance> Traduire> Choisir la langue> Insérer
Maintenir Ctrl en sélectionnant des phrases entières
Souvent, vous devez simplement découper des phrases qui ne correspondent pas ou vous avez peut-être dépassé le nombre de mots sur le papier sur lequel vous travaillez. La sélection manuelle de chaque texte individuel peut être difficile, mais vous n'avez vraiment pas à le faire.
Maintenir CTRL tout en sélectionnant un seul texte dans une phrase vous permet automatiquement de mettre en surbrillance la phrase entière sans avoir besoin de trouver le début et la fin de celle-ci. Cliquez, supprimez ou modifiez tout de suite.
Procédure:
Maintenez CTRL> Sélectionner les phrases
Utilisation du mode de mise au point
Pour cet exemple, utilisons un e-mail d'abandon de panier stratégie comme un moyen où cette fonctionnalité s'avérerait utile et bénéfique.
Le mode Focus est une fonctionnalité de Microsoft Word qui vous permet d'afficher l'intégralité du document sans que toutes les interfaces utilisateur inutiles ne gênent votre nettoyage. Ceci est particulièrement efficace lorsque vous traitez de grandes quantités de données qui peuvent être difficiles à visualiser.
À des fins de relecture dans un marketing par e-mail réussi campagne, vous devrez examiner manuellement chaque nom, adresse et tous les autres détails pour vous assurer qu'aucune erreur n'est présente et le mode Focus peut certainement vous aider à obtenir une vue plus claire des détails.
Vous pouvez toujours éditer dans le mode Focus, cliquez simplement sur les trois points visibles ci-dessus et vous serez accueilli avec l'interface et vous aurez tous vos outils nécessaires pour éditer le document et revenir directement à la relecture.
Procédure :
Affichage > Focus > Faire défiler
Vérification de la lisibilité du document
Si vous vous êtes déjà demandé comment l'ensemble de votre rédaction est noté ou considéré en termes de qualité, vous passerez probablement un bon moment en sachant qu'il existe une fonctionnalité dans Microsoft Word qui vous fournit des statistiques de lisibilité.
Cela peut compléter les vérifications grammaticales et orthographiques existantes que Microsoft Word vous propose déjà par défaut, mais pour la lisibilité du document, vous devrez d'abord cocher et activer cette option avant de procéder à l'obtention des détails souhaités.
Une fois que vous faites cela, cependant, des rapports d'état de lisibilité seront également inclus chaque fois que vous effectuerez une grammaire et correcteur orthographique pour votre document.
Procédure:
Fichier > Options > Vérification > Cochez ' Vérifier la grammaire avec Spellin g' & ' Afficher les statistiques de lisibilité ” Ok > Retour au document > Révision > Orthographe et grammaire
Fonctions intermédiaires -
Les fonctions intermédiaires sont un peu différentes. Cela nécessite souvent que vous effectuiez d'abord certains processus avant de pouvoir exécuter ces fonctionnalités avec précision. Cependant, ils valent toujours le temps et les efforts nécessaires.
Création de vos modèles personnalisés personnels
Il a déjà été mentionné précédemment que vous pouvez obtenir des modèles prédéfinis fournis par Microsoft, mais qu'en est-il de vos propres modèles personnalisés ? Vous pouvez le faire aussi !
Si vous avez déjà créé votre propre conception et des modèles personnalisés adaptés à votre public, vous pouvez facilement intégrer ces modèles dans Microsoft Word.
Procédure :
Fichier > Enregistrer sous > Dans le dossier (Utilisateurs/Utilisateur/Documents/Modèles Office personnalisés) > Enregistrer
Automatisation de la transcription des fichiers audio
Cette fonctionnalité brille vraiment mieux si vous êtes enclin à utiliser des vidéos et de l'audio pour votre document. Si vous êtes un créateur de contenu impliqué dans plateformes de partage de vidéos comme Youtube, cela aiderait grandement pour les transcriptions.
Cependant, il y a un problème en ce qui concerne la traduction des détails techniques.
Supposons que vous souhaitiez créer une vidéo sur stabilisateurs de caméra et devait souvent entrer dans les détails avec des mots techniques et des marques. Cela créerait des problèmes sur la façon dont le logiciel transcrit, il serait donc préférable de regarder et de revoir le texte par la suite.
Bien qu'il s'agisse d'une fonctionnalité très puissante de Microsoft Word, elle est limitée aux transcriptions en anglais uniquement, mais il est toujours préférable d'avoir une fonctionnalité. Vous avez deux options pour cela, que vous optiez pour l'enregistrement de votre audio en direct ou pour le téléchargement d'un fichier audio déjà enregistré.
Procédure:
pourquoi mon explorateur Windows continue de planter
Accueil > Dicter > Transcrire > Télécharger / Démarrer l'enregistrement
Commodité dans les pièces rapides
Quick Parts est une autre fonctionnalité de Microsoft Word qui vous permet d'entrer des 'modèles' dans votre document où le texte est automatiquement attribué. Cette fonctionnalité est particulièrement efficace pour les e-mails d'entreprise pour les campagnes de sensibilisation.
Une fois que vous avez appliqué le nom de l'entreprise dans l'onglet, les parties rapides le détectent automatiquement et saisissent le nom dans tous les modèles de partie rapide que vous avez appliqués dans votre document.
Cela vous permet de ne pas ajouter manuellement le nom de chaque document. Cela devient d'autant plus important si vous avez également affaire à plusieurs noms ou adresses d'entreprises.
Procédure:
Insertion > Parties rapides > Propriété du document > Choisissez n'importe quel modèle > Appliquer au document
Enregistrement instantané du document sur Google Drive
Celui-ci est un peu plus délicat à faire car il nécessite l'installation d'une autre plate-forme, mais si jamais vous utilisez un service de stockage en nuage comme Google Drive, cela vaudra bien le temps d'intégrer l'application à votre Microsoft Word.
Par défaut, vous ne pourrez pas enregistrer automatiquement les fichiers Word dans Google Drive dès le départ, mais si Google Drive est installé sur votre ordinateur, il sera inclus comme l'un des domaines pour enregistrer potentiellement vos documents, ce qui rend les choses d'autant plus facile.
Procédure:
Installer Google Drive > Redémarrez Microsoft Word > Fichier > Enregistrer sous > Google Drive
Pour l'enregistrement manuel :
Installer Google Drive > Redémarrez Microsoft Word > Fichier > Enregistrer sous > Explorateur de fichiers > Google Drive
L'inspecteur de documents
L'inspecteur de document ressemble beaucoup à l'outil Rechercher et remplacer, mais celui-ci est conçu pour cibler des données spécifiques sur le document. Par exemple, cela peut inclure du texte masqué, des commentaires de contenu invisibles, des informations personnelles, des propriétés personnalisées, etc.
Vous pouvez facilement vérifier les documents avec cet outil au lieu de vérifier manuellement les éléments à rechercher dans l'outil Rechercher et remplacer, car vous pouvez simplement cocher les cases dans l'outil Inspecter le document pour trouver instantanément les données dont vous avez besoin.
Procédure:
Fichier > Info > Vérifier les problèmes > Inspecter le document
Caractéristiques super secrètes -
Pas vraiment super secret mais ce sont des fonctionnalités dont vous ne saurez probablement même pas qu'elles existent dans Microsoft Word simplement parce qu'elles ne sont pas vraiment suffisamment discutées. Cependant, ils peuvent être tout aussi utiles si vous le souhaitez et dans des situations spécifiques, ils peuvent être les outils dont vous avez besoin.
Création d'un texte de remplissage aléatoire
Chaque fois que vous avez besoin de créer du texte de remplissage pour votre document, vous n'avez pas besoin de rechercher du texte aléatoire sur le net ou de faire l'effort de créer le vôtre, mais vous pouvez le faire dans Microsoft Word avec Lorem Ipsum.
Il suit également tout le formatage et le style dont vous avez besoin, ce qui est beaucoup plus pratique que de devoir prendre du texte aléatoire à partir de sources externes.
Procédure:
Tapez '=lorem(a,b)' sur votre document où 'A' est le nombre de paragraphes que vous voulez et
'B' est le nombre de phrases que vous voulez dans chaque paragraphe
Réglage automatique de la date et de l'heure
Chaque fois que vous travaillez sur des fichiers et que vous mettez constamment à jour chaque document, vous devrez ajouter manuellement les dates à chaque fois que vous travaillez dessus. Cela peut souvent être une façon peu pratique de faire les choses, surtout si vous travaillez dessus avec de nombreux autres fichiers.
Cela fonctionne mieux pour les documents qui contiennent beaucoup de chiffres, comme pour Services de comptabilité en nuage . Avoir une date et une heure automatiques peut faire des merveilles en réduisant le temps dont vous disposez pour travailler sur chaque numéro spécifique.
Procédure:
Insérer> Date et heure> Cochez 'Mettre à jour automatiquement'
Récupération de fichiers MS Word écrasés
L'une des situations les plus tragiques qui peuvent survenir lorsque vous travaillez sur un document est d'avoir des accidents ou des situations inattendus tels que des erreurs, des plantages, des BSOD, etc.
Pire encore, dans ces situations inattendues, vous n'avez peut-être même pas encore enregistré votre document, ce qui est le pire scénario qui puisse se produire. Heureusement, tout n'est pas perdu.
Microsoft Word a une fonctionnalité spécifique qui enregistre automatiquement vos documents de manière cohérente au cours de votre progression. Microsoft Word appelle cette fonctionnalité 'récupération automatique'. Normalement, une invite s'affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre Microsoft Word vous indiquant de commencer à partir de la sauvegarde de récupération la plus proche, mais que se passe-t-il si elle ne s'affiche pas ?
Vous pouvez parcourir manuellement le répertoire de fichiers lui-même et vérifier les récupérations effectuées par Microsoft Word au cours de votre document et il y a de fortes chances que tout ait été enregistré ou qu'une majorité de contenu soit toujours là.
Procédure :
Fichier> Options> Enregistrer> Emplacement du fichier de récupération automatique> Parcourir
Conversion de documents PDF et HTML
Une autre fonctionnalité que vous n'avez probablement pas réalisée est que vous pouvez convertir vos documents Word en fichiers PDF et HTML. Cela fonctionne également si vous êtes un développeur web comme dans le cas de Payer et vous avez besoin d'une plate-forme pour que les développeurs de logiciels puissent afficher du code HTML ou en créer un via MS Word, bien que ce ne soit pas vraiment une idée pratique en soi, mais c'est toujours une option disponible à choisir.
Une fois que vous les avez enregistrés sous ces types de fichiers, ils fonctionneront comme des fichiers HTML que vous avez codés ou des fichiers PDF que vous avez créés. Il en va de même dans l'autre sens.
Procédure:
Fichier > Enregistrer sous > Enregistrer en tant que type
Trouver des personnages cachés
Si vous rédigez ou révisez un document, vous voulez être minutieux au fur et à mesure que vous y parvenez et la probabilité qu'il y ait du contenu caché dans le document peut être possible, surtout si vous avez des collègues et un culture d'entreprise qui veut faire des blagues sur le poisson d'avril.
Si vous voulez effacer cette chance et avoir le dernier rire, ouvrez l'outil de caractères cachés de votre document pour voir tout ce qui se passe.
comment activer les fenêtres de défilement à double doigt 10
Procédure:
Accueil > Afficher/Masquer ou (CTRL + Maj + 8)
Conclusion
Microsoft Word offre encore de nombreuses fonctionnalités et ce n'est que la pointe de l'iceberg. Tout savoir prendra du temps et de l'expérience, mais si vous souhaitez maximiser votre utilisation de la plate-forme, l'apprentissage de la plate-forme en vaudra la peine et sera sans aucun doute même considéré comme un piratage de la croissance stratégie de productivité.
Si vous êtes intéressé par plus de détails sur Microsoft Word; Jetez un œil à cet article pour savoir ce que vous pouvez attendre de Microsoft Office 2021 car il s'agit de la dernière mise à jour de Microsoft dans son progiciel.
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