Microsoft Teams: trucs et astuces

Microsoft Teams est une application utilisée par des centaines de milliers d'équipes uniques, travaillant ensemble pour atteindre des objectifs communs. Il est entièrement gratuit tout en fournissant une plate-forme pour que vous et vos collègues puissiez communiquer, coordonner des projets, partager des fichiers et faire le travail à distance.

Nous avons récemment publié un article sur Comment configurer Microsoft Teams , qui va en profondeur sur le démarrage du logiciel. Maintenant, il est temps de se familiariser avec lui. L’article d’aujourd’hui se concentre sur les conseils, astuces et conseils généraux de Microsoft Teams pour les travailleurs à distance.

Si vous êtes nouveau dans le travail à domicile ou si vous souhaitez simplement obtenir des conseils sur la façon d'augmenter votre efficacité, essayez de suivre nos conseils et voyez si des techniques vous aident dans votre travail.

Liste de contrôle du travail à distance: comment rester fidèle au cours

Commençons par certaines choses générales que chaque travailleur à distance devrait faire avant de commencer une journée productive. Ces conseils vous aideront à créer un espace de travail adapté et à vous plonger dans le jeu, même dans le confort de votre maison.

1. Créez un espace de travail adapté . La toute première chose à faire est de vous assurer que l’espace de travail dans lequel vous vous trouvez correspond à vos besoins. Minimisez les distractions en trouvant un espace calme et tranquille. Entourez-vous uniquement de ce dont vous avez besoin - avoir des choses telles que des smartphones, des collations et l'entreprise vous distraira souvent de votre travail. Par conséquent, nous vous recommandons d'avoir une table ou un support séparé où vous pouvez placer vos collations.
   
   Type pro: N'ayez votre téléphone à proximité de vous que s'il s'agit de l'un de vos outils de travail. Et si vous voulez être productif, nous vous recommandons de désactiver les notifications de votre téléphone.
   
   
2. Utilisez des applications pour améliorer votre travail . À l'ère de la technologie, il n'y a aucune raison pour laquelle vous ne devriez pas profiter des logiciels pour améliorer vos capacités. Utilisez des applications pour gérer votre temps, définir des objectifs et des rappels quotidiens, et même bloquer les sites Web distrayants.
3. Maintenez votre santé . De nombreuses personnes négligent leur santé lorsqu'elles travaillent à distance. Passer de longues périodes devant l'écran est mauvais pour le corps et l'esprit. Assurez-vous de vous lever de temps en temps, de faire de l'exercice, de rester hydraté et de consommer des repas sains.
4. Communiquez avec votre équipe . Faites-nous confiance - votre équipe veut savoir ce que vous faites autant que vous le souhaitez. Assurez-vous de toujours communiquer avec eux via des applications telles que Équipes Microsoft pour les informer de vos progrès, de votre calendrier et de votre disponibilité pour les réunions.
5. Soyez inclusif . Le rythme du travail à distance est différent de celui en personne. Faites attention à vos collègues et incluez toujours tout le monde dans les discours, à la fois dans les textes et dans les appels. Être attentif et inclusif permettra à chaque membre de l'équipe de partager ses idées et de contribuer aux projets.
6. Discutez avec vos collègues . Lorsque vous travaillez à distance, vous ne pourrez pas interagir avec votre équipe autant que vous le feriez au bureau. Assurez-vous de profiter des messages directs, configurez un canal de discussion général dans Équipes Microsoft , et discutez de façon décontractée avec votre formidable équipe pour garder le moral.
7. N'oubliez pas de vous détendre . Une chose avec laquelle un grand pourcentage de travailleurs à distance a du mal est de se détendre après le travail. Le respect d'un horaire vous aide certainement à faire avancer les choses, puis à vous déconnecter du travail avec une promenade, un bain et d'autres activités amusantes. Rappelez-vous que, simplement parce que vous le pouvez, vous n’avez pas à travailler 24 heures sur 24. (Assurez-vous de ne pas sous-travailler non plus!)

Maintenant que vous avez configuré votre espace de travail conformément à la liste de contrôle ci-dessus, comment pouvez-vous rester concentré tout en travaillant à distance?

Comment rester productif tout en travaillant à distance avec Teams

En vous adaptant au rythme de travail à distance, vous rencontrerez plusieurs défis uniques. Mettre en place quelques bonnes habitudes est l'un des meilleurs moyens de surmonter ces défis avec votre équipe.

Rapports d'avancement fréquents

Donner à vos collègues membres de l'équipe des rapports sur vos progrès vous aide à vous et à eux. Au fur et à mesure que vous vous sentirez enclin à rendre compte de vos progrès chaque jour, vous commencerez à vous motiver et à faire plus de travail pour impressionner et motiver vos collègues. Cela peut mettre en place des habitudes saines et améliorer encore plus la communication. N'oubliez pas de commenter quelque chose de positif envers votre équipe - des mots gentils vont un long chemin.

Tenez des réunions en ligne

Inutile de dire que les réunions en ligne sont essentielles lorsque vous travaillez à distance. Il vous permet de planifier à l'avance, de partager des idées et de poser des questions à votre équipe tout en compensant le manque de compagnie lorsque vous restez à la maison. Encouragez votre équipe à utiliser les appels vidéo pour communiquer avec eux de face à face.

Enregistrez vos réunions

Lorsque tout le monde est occupé à travailler, il peut être difficile d'organiser plusieurs réunions pour les personnes qui ont raté ou oublié quelque chose de la réunion précédente. Si votre équipe le permet, enregistrez les réunions et partagez-les sur un canal dédié pour que les gens puissent se rattraper ou revenir en arrière sur les points clés à tout moment.

Activités en équipe

Restez inclusif en planifiant les activités de l'équipe. Réfléchissez ensemble, collaborez sur des fichiers et des projets, créez des tableaux ensemble ou proposez des défis amusants pour créer une concurrence saine. Diverses activités d'équipe rassemblent les gens, gardant le moral et l'énergie au plus haut même les jours de ralentissement.

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Trucs et astuces Microsoft Teams que chaque travailleur distant doit connaître

Profitez des canaux

Une grande organisation Teams a mis en place un excellent système de canaux. Assurez-vous de créer différentes équipes et d'attribuer des canaux dédiés à chaque membre de l'équipe pour qu'ils soient actifs. Ajout de canaux pour des groupes spécifiques tels que Créateurs et Les développeurs vous aide à organiser vos projets, tandis que des canaux tels que Suggestions ou alors Rapports donne à votre équipe la possibilité de communiquer. N'oubliez pas d'ajouter des zones de chat générales et des chaînes utilisées pour le plaisir!

Filtrer votre flux d'activités

Avoir un encombré Flux d'activité rendra difficile la recherche de ce que vous recherchez. À l'aide de l'option de filtrage, vous pouvez demander à Teams de ne vous montrer que du contenu spécifique, tel que des @mentions, des messages non lus, des réponses directes à vos messages, etc. Profitez-en et augmentez votre concentration au fil du temps en filtrant correctement les activités entrantes.

Commandes rapides

En tapant des commandes dans la barre de recherche en haut de votre fenêtre Teams, vous pouvez faire les choses assez rapidement. Il existe une pléthore de commandes disponibles à utiliser dans l'application, cependant, la plupart des utilisateurs négligeront d'utiliser la grande majorité d'entre elles. Pour vous rendre accro aux commandes, voici quelques-uns de nos favoris:

• /appel - Lancer un appel avec n'importe qui dans votre organisation Teams.
• / testcall - Vérifiez la qualité actuelle de vos appels.
• /un moyen - Réglez votre statut sur Absent.
• / aller à - Accédez rapidement à une chaîne ou à une équipe.
• /quoi de neuf - Consultez les dernières actualités sur Microsoft Teams.
• /aider - Obtenez une assistance concernant Microsoft Teams.

Ajouter les messages importants aux favoris

Pour enregistrer un message important et tout contenu joint, vous pouvez les ajouter à vos favoris. Cliquez simplement sur les trois points en haut à droite d'un message, puis sélectionnez Enregistrez ce message dans le menu contextuel. Pour rechercher vos favoris, saisissez /enregistré dans la barre de recherche et ne perdez plus jamais une publication.

Éditeur de texte enrichi

Évitez d'envoyer accidentellement des messages avant qu'ils ne soient prêts et créez des messages magnifiquement formatés à l'aide de l'éditeur de texte enrichi. Avant de commencer à taper, cliquez sur la première icône sous le champ de saisie (le lettre A avec un crayon ) et commencez à rédiger votre message. Ajoutez un titre, marquez le message comme important, tirez parti de la mise en forme, créez des puces et bien plus encore.

Pour envoyer vos messages formatés, cliquez simplement sur le bouton Envoyer icône en bas à droite de l'éditeur de texte.

Ne pas déranger

Vous êtes plus productif lorsque vous êtes pleinement concentré. Dans cet état, même une seule notification peut détourner votre attention et vous distraire du travail. Microsoft Teams vous permet de définir votre statut sur Ne pas déranger, ce qui vous permet de ne pas recevoir de notifications contextuelles.

Pour activer Ne pas déranger, tapez simplement / dnd dans la zone de recherche. Vous pouvez le désactiver en tapant /disponible une fois que vous avez terminé votre travail.

Utilisez des GIF et des autocollants

Gardez les choses amusantes et énergiques en utilisant des GIF, des autocollants et même créez des images amusantes - des mèmes - à partager avec votre équipe. Ceux-ci peuvent servir de réaction rapide aux messages, ou même alléger l'ambiance dans les canaux appropriés. Vous pouvez utiliser ces éléments en cliquant sur leurs icônes sous le champ de saisie du message.

D'autres outils qui pourraient vous être utiles

Bien que Microsoft Teams s'occupe de la communication, des réunions en ligne, du partage de fichiers et de la collaboration, il existe d'autres outils que nous recommandons d'utiliser simultanément. Bien que ces outils ne soient pas essentiels pour maintenir un style de travail à distance productif, ils peuvent être bénéfiques pour les personnes qui recherchent davantage de moyens d'accroître leur concentration et leur productivité.

Docteur du temps

Docteur du temps est une application incroyable qui convient le mieux aux grandes entreprises et organisations. Il vous permet de surveiller le temps des employés et de générer des rapports détaillés et puissants. Obtenez un aperçu précis de la productivité et consultez des états de paie précis.

Tâches Hubstaff

Tâches Hubstaff est un excellent ajout à votre flux de travail Microsoft Teams, car il se concentre fortement sur la configuration des tâches. Ce dont vous discutez dans Teams lors d'une réunion ou dans un canal peut être directement dirigé vers Hubstaff où vous pouvez le catégoriser et le gérer.

À main levée

Obtenir le À main levée intégration avec Microsoft Teams pour collaborer sur un tableau blanc virtuel. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires, des dessins et d'autres éléments pour discuter visuellement des conceptions, des mises en page, etc.

Nous espérons que cet article a pu vous aider à en savoir plus sur le travail à distance avec Microsoft Teams. Pour savoir comment vous pouvez démarrer avec l'application, assurez-vous de lire notre Comment configurer Microsoft Teams article.